Slimme bushaltes voor Wallonië

Hoe TEC, de openbaarvervoermaatschappij beheerd door OTW, GIS inzet om het beheer van weginfrastructuur te transformeren

TEC (Transport en Commun of vertaald “Openbaar Vervoer”) is het openbaarvervoerbedrijf in Wallonië, België. Haar missie is duidelijk: reizigers vervoeren in de hele Waalse regio, via een uitgebreid netwerk van bussen en trams.

Sinds 2019 is TEC samengebracht onder één overkoepelende entiteit, OTW (Opérateur de Transport de Wallonie of vertaald “Waalse vervoersoperator”), die de activiteiten coördineert en de middelen beheert. Deze fusie bracht meerdere historische lokale entiteiten samen, maar zorgde ook voor nieuwe uitdagingen: elke Business Unit (BU) had eigen tools en werkmethodes ontwikkeld. Het uniformiseren van deze uiteenlopende systemen was een cruciale stap om het beheer en de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.

In deze context werd een project gelanceerd, voorgesteld door Lauriane Guillerm, lid van de Directie Coördinatie Exploitatie Mobiliteit (Direction Coordination Exploitation Mobilité, DCEM). Deze transversale directie heeft als opdracht de business units te ondersteunen door gemeenschappelijke en innovatieve tools te implementeren. Hierin speelt GIS (Geografische Informatie Systemen) een centrale rol als hefboom voor modernisering en digitale transformatie.

Toen Lauriane Guillerm vier jaar geleden bij TEC begon, had de Waalse vervoersmaatschappij geen centrale, actuele databank van de uitrusting aan bushaltes. Het beheer van deze assets was daardoor bijzonder moeilijk.

“We hadden wel lijsten met haltes,” legt Lauriane uit, “maar we wisten niet of er een abri stond, een bankje of zelfs een vuilnisbak. Elke business unit werkte op zijn manier: soms met lokale tools, soms nog met pen en papier. Heel wat informatie ging gewoon verloren.”

Daarom startte TEC Project GAP (Gestion des Arrêts & des Poteaux  of “Beheer van haltes en haltepalen”). De ambitie:

• De bestaande praktijken harmoniseren tussen alle BU’s 

• Eén centrale databank van halte-assets opbouwen

• De volledige onderhoudsworkflow digitaliseren en het beheer van interventies automatiseren.

Achter de technische naam gaat een eenvoudig idee schuil: veldmedewerkers en managers een ergonomisch hulpmiddel geven om duizenden bushaltes efficiënter te beheren en te onderhouden, mét een betrouwbaar historisch overzicht van alle interventies.

Vroeger werkten sommige eenheden nog met handgeschreven notities of Excel-bestanden, zonder historiek.

“Papierformulieren werden ingevuld en aan het einde van de dag weggegooid,” vertelt Lauriane. “We hadden geen enkel spoor van wat er gedaan was, wanneer en waar.”

Andere eenheden werkten met verouderde lokale tools.

Vandaag is dat veranderd. Dankzij Survey123 op het terrein en Web Maps op kantoor ontvangen medewerkers hun dagelijkse takenlijst rechtstreeks op een tablet. Tijdens hun interventies valideren ze acties, werken ze asset-informatie bij en voegen ze foto’s toe. Alle gegevens worden in real time gesynchroniseerd met de centrale databank. 

De voordelen zijn onmiddellijk merkbaar:

• Geen dubbele invoer meer

• Een volledig historisch overzicht van interventies

• Betere planning van zowel correctief als preventief onderhoud. 

Voor managers zorgen dashboards voor een helder overzicht van de voortgang: wat afgerond is, wat loopt en wat nog gepland staat.  
GIS zorgde niet alleen voor tijd- en efficiëntiewinst, maar ook voor een betere gebruikerservaring.

Hoewel de databank nog halte per halte gevuld wordt, zijn de effecten nu al duidelijk.

“Zowel de medewerkers als de teamleiders zijn dolenthousiast,” glimlacht Lauriane. “Ze besparen enorm veel tijd, hebben eindelijk zicht op wat er gebeurt en kunnen hun eigen werk of dat van hun teams veel efficiënter plannen.”

Een concreet voorbeeld: bij de ingebruikname van een nieuwe lijn moesten medewerkers vroeger heen en weer rijden om te controleren welke borden of stickers aanwezig waren. Nu zijn foto’s en data met één klik beschikbaar, waardoor onnodige ritten en uren werk uitgespaard worden.

Ook andere diensten profiteren, zoals de teams die instaan voor toegankelijkheid voor personen met beperkte mobiliteit (PBM). In plaats van voor elke halte een auditor ter plaatse te sturen, kunnen zij vaak rechtstreeks de situatie beoordelen aan de hand van de verzamelde foto’s en data. 

Zoals bij elke overgang waren er obstakels. Sommige oudere medewerkers of mensen minder vertrouwd met nieuwe technologieën voelden zich minder op hun gemak met tablets, en verandermanagement vraagt tijd.

Daarnaast doken er technische uitdagingen op: de applicatie stabiel krijgen en garanderen dat elke medewerker een tablet had – een extra investering die niet voorzien was in het initiële budget. Dankzij een agile aanpak, regelmatige tests en de sterke betrokkenheid van de teamleiders vanaf het begin, kon het project echter gestaag vooruitgaan.

Een belangrijke succesfactor was dat managers vanaf dag één nauw betrokken waren bij de ontwikkeling van de oplossing. Het hulpmiddel is inmiddels getest en klaar voor grootschalige uitrol. De volgende uitdaging: brede adoptie door álle veldmedewerkers.

Bij grote technologieprojecten wordt normaal de IT-afdeling van TEC geconsulteerd. In eerste instantie stelden zij een grootschalige SAP-oplossing voor, die dubbel zoveel kostte als het beschikbare budget en meerdere jaren ontwikkeling zou vergen.

Lauriane en haar collega’s, ervaren met GIS-technologieën, beseften snel dat een GIS-aanpak geschikter was: goedkoper, gebruiksvriendelijker en beter afgestemd op de realiteit in het veld.

Daarom stapte GIM, Esri-partner, in om een op maat gemaakte GIS-oplossing te ontwikkelen op basis van ArcGIS Enterprise, Survey123 en Experience Builder. Esri BeLux leverde technische expertise waar nodig, zodat best practices en systeemstabiliteit verzekerd bleven.

“SAP is krachtig, maar je kan SAP niet zomaar in de handen van veldmedewerkers op tablets leggen,” benadrukt Lauriane. “GIS bood ons de juiste balans: ergonomisch, flexibel en snel te implementeren.” 

Project GAP staat nog in de kinderschoenen, maar de beloften zijn groot:

• Eén gemeenschappelijk hulpmiddel voor alle BU’s

• Een voortdurend bijgewerkte databank

• Slimmere, data-gedreven onderhoudsplanning. 

De volgende stap is om de databank open te stellen voor meer TEC-teams, zodat iedereen onmiddellijk de staat van de uitrusting bij een halte kan raadplegen. Op langere termijn kunnen voorspellend onderhoud en AI-analyses de efficiëntie nog verder verbeteren. Ook de klantendienst zou rechtstreeks door reizigers gemelde incidenten in het systeem kunnen invoeren.

In essentie gaat Project GAP verder dan technologie. Het gaat om het creëren van een gemeenschappelijke taal en workflow in een grote organisatie, om silo’s doorbreken en om het beheer van openbaarvervoerinfrastructuur te moderniseren.

Zoals Lauriane het samenvat:

“Voor het eerst hebben we een hulpmiddel dat alle teams verenigt. Simpel voor de medewerkers, krachtig voor de managers, en het geeft ons eindelijk een betrouwbaar beeld van ons patrimonium. Dit project gaat het dagelijkse werk bij TEC echt veranderen.”